ÁROP-szervezetfejlesztés tájékoztató

A gazdaság fejlõdésében és a társadalmi jólét növelésében kiemelt feladat hárul a közigazgatásra, azon belül is az önkormányzati intézményekre és a polgármesteri hivatalokra. A helyi ügyek gyors és szakszerû intézése, a bürokratikus akadályok mérséklése, a lakókkal és a vállalkozókkal való partneri kapcsolat kialakítása egyrészt alapvetõ elvárás az önkormányzatokkal szemben, másrészt a sikeres és erõs gazdaság fontos feltétele is.  Az önkormányzati rendszer mûködése napjainkban elengedhetetlenné teszi a jelenlegi folyamatok racionalizálását, a pénzügyi folyamatokban a kontrolling funkció kifejlesztését. A pályázat alapvetõ célja új szervezési-mûködési kultúra széleskörû elterjesztése a polgármesteri, illetve körjegyzõségi hivatalokban elsõsorban a stratégiai menedzsment, az eredményességi szemlélet, a felügyelt intézmények felé a jó gazda hozzáállás és a költséghatékonyság megerõsítésével.

A fejlesztés célja Lenti Város Polgármesteri Hivatalának komplex szervezetfejlesztése a közszolgáltatások minõségének javítása érdekében. Alapvetõ cél szervezeti felmérések, szaktanácsadás és szabályzati dokumentációk aktualizálásával elõkészíteni a szervezetfejlesztés formai kereteit, képzésekkel biztosítani a Hivatal dolgozóinak egyéni és csoportos felkészítését a szervezetfejlesztési folyamatba való bekapcsolódásra, ügyfélcentrikus szolgáltatás megalapozása.

A polgármesteri hivatal stratégiai célja az ügyfélcentrikus szolgáltatási struktúra bevezetése, a közszolgáltatások minõségének javítása, a rugalmas ügyintézés bevezetése, a költséghatékony, ugyanakkor "emberarcú" feladatellátás biztosítása.

A tervezett fejlesztés hosszú távú célja új szervezeti-mûködési kultúra bevezetése a Polgármesteri Hivatalban, a szervezetben a stratégiai menedzsment, a projekt és eredményességi szemlélet általánossá tétele, a felügyelt intézmények felé a jó gazda hozzáállás és a költséghatékonyság megerõsítése, ügyintézés tekintetében az eljárások egyszerûsítésével, a döntéshozatalban a partnerség erõsítésével, a közigazgatás mûködése tekintetében a költséghatékony mûködési eljárások és vezetési eszközök elterjesztésével.

Konkrét cél Lenti Város Polgármesteri Hivatala és az Önkormányzat által felügyelt intézmények szervezeti és információáramlási felmérése (szervezeti eredményesség vizsgálata), a költségvetési gazdálkodás és az ügyintézés eredményességének (hivatali és ügyfél oldalról) vizsgálata a közszolgáltatások minõségének javítása érdekében (állampolgár-központúság). A hivatal szakmai munkájának minõségi, korszerû informatikai szoftvertámogatás alkalmazása (beszerzés és fejlesztés). Cél a döntési folyamatok megalapozottságának javítása, a partnerek gyors és érthetõ tájékoztatása. Ennek érdekében a hivatali dolgozók felkészítése (képzése) a komplex szervezetfejlesztési program végigvitelére.

A fejlesztés közvetlen célcsoportja a Hivatal dolgozói, a közvetett célcsoport Lenti város.

A projekt keretében fejlesztendõ célterületek:

1. A döntési mechanizmus korszerûsítése

b) a hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idõ csökkentése vagy más, az ügyintézés eredményességét segítõ mutató javítása érdekében
c) ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása)
e) hivatal belsõ szervezeti egységei közötti együttmûködés javítása;
f) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése;
g) az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása;
h) az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerûsítése, illetve az intézményektõl érkezõ visszacsatolás beépítése a hivatal mûködésébe;
i) a közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb mûködésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása;
l) a projekt szemlélet megerõsítése.

2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása

a) pénzügyi és gazdálkodási felelõsségvállalás szabályozása;
b) stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása;
f) közbeszerzési eljárások lebonyolítása;
h) pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenõrzés javítása.

3. A partnerség erõsítése

a) szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére;
b) a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa.

A szervezetfejlesztési tevékenység eredményei:

A Polgármesteri Hivatal mûködésének felmérése, az önkormányzat felügyelete alatt álló intézmények és a Polgármesteri Hivatal kommunikációs és szervezeti kapcsolatának feltárása, a szervezet gazdasági átvilágítása a költséghatékonyság növelése érdekében, az ügyintézés és a partneri kapcsolatok feltérképezése, javaslattétel új kommunikációs és kapcsolattartási mechanizmusokra. A fejlesztés keretében a döntési mechanizmus, a költségvetési gazdálkodás eredményessége és a partneri kapcsolatok felmérésre kerültek. A felmérések elõsegítik, hogy a Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése hosszú távon biztosítsa a közszolgáltatások minõségének javulását.

A felmérések eredményeire épültek a képzési programok, melyek révén a résztvevõk alkalmassá váltak a tervszerû átalakítás végig vitelére, a szervezeti változtatásokra egyéni és csoport szintjén felkészültek. A projektszemléleti tanácsadás keretében felülvizsgálatra került a pályázatok figyelésének, készítésének, és a pályázatok lebonyolításának feladat és felelõsségi rendje, és az egyéni és csoportos tanácsadási folyamat végeredményeként projektkezelési protokoll került kidolgozásra. A civil és vállalkozói szférával való kapcsolatépítés érdekében felmérés készült a rendszeres kapcsolattartás mechanizmusának kialakítása érdekében, ezen tevékenység keretében a szakértõk Civil Koncepció kidolgozására tettek javaslatot, továbbá a partnerek intézményesített bevonása érdekében civil szervezetekkel kötendõ együttmûködési keretmegállapodás-tervezet megszövegezésére került sor.

Az ügyfélszolgálati tevékenység javítása, az ügyintézési idõ lerövidítése érdekében, illetve a szervezeti hatékonyság érdekében szakterületi szoftverek beszerzésére, valamint a már meglévõ, mûködõ www.elenti.hu honlap továbbfejlesztésére került sor. Célozva az esélykülönbségek csökkentését a www.elenti.hu honlapon bárki számára hozzáférhetõ a honlapfejlesztés eredményeként megvalósult ügyfélkapus ügyintézés, melynek eredményeként online-ûrlapkitöltés és elektronikus úton történõ visszaküldés lehetséges.
A dolgozók képzés révén megszerzett tudása (készség, képesség, kompetencia) megerõsíti a szervezet kapacitását, biztosítja a Polgármesteri Hivatal mûködésének minõségi javulását.

A projekt keretében a szervezetfejlesztéshez kapcsolódóan az alábbi szakértõi tanácsadás, szakértõi tevékenységek igénybevételére került sor:

• pénzügyi szabályzatok felülvizsgálata, 
• FEUVE rendszer felülvizsgálata, 
• helyi közbeszerzési szabályzat felülvizsgálata, 
• projektszemléleti tanácsadás.

A projekt keretében a szervezetfejlesztéshez kapcsolódóan az alábbi tanulmányok elkészítésére került sor:

• Network analízis (komplex vizsgálat a polgármesteri hivatal és az önkormányzat felügyelete alá tartozó 10 intézménynél),
• Gazdasági átvilágítás - költséghatékonyság vizsgálat, 
• Ügyintézés eredményességének vizsgálata, 
• Partneri kapcsolatok mérés. 

A szervezetfejlesztésbe bevonásra kerültek Lenti Város Önkormányzata irányítása alatt álló, felügyelete alá tartozó alábbi intézmények, költségvetési szervek:

1. Bölcsõde
2. Lenti Napközi Otthonos Óvoda
3. Ádám Jenõ Zeneiskola Alapfokú Mûvészetoktatási Intézmény
4. Városi Könyvtár Lenti
5. Városi Mûvelõdési Központ Lenti
6. Gazdasági Ellátó Szervezet Lenti
7. Arany János Általános Iskola
8. Vörösmarty Mihály Általános Iskola
9. Dr. Hetés Ferenc Szakorvosi Rendelõintézet
10. Lenti Város Önkormányzata Hivatásos Tûzoltósága

A projekt keretében a polgármesteri hivatal tevékenységeihez kapcsolódó alábbi képzések szervezése és lebonyolítása valósult meg, melynek keretében 40 fõ köztisztviselõ képzése valósult meg:

• általános szervezetfejlesztési képzés vezetõknek, 
• ügyfélszolgálati tréning,  
• csoportépítõ és kommunikációs tréning,  
• általános ismeretbõvítõ közbeszerzési képzés, 
• általános pénzügyi és költségvetési továbbképzés, 
• projektszemlélet erõsítõ képzés, 
• közbeszerzési referensi képzés. 

A projekt keretében az ügyintézés eredményességét növelõ alábbi immateriális javak beszerzése, illetve fejlesztése valósult meg:

• építéshatósági nyilvántartó és dokumentumszerkesztõ program, 
• jegyzõi hatáskörû gyámügyi program,
• mûködési engedély nyilvántartását segítõ program, 
• www.elenti.hu  honlap  fejlesztése - ügyfélkapus ügyintézés kiépítése,  
• az OrganP rendszer tárgyi eszköz moduljához kapcsolódóan tárgyi eszközök egyedi azonosítását és leltározását támogató rendszer bevezetése

"Lenti Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése a közszolgáltatások minõségének javítása érdekében" címû ÁROP-1.A.2/A-2008-0044 azonosító számú pályázat keretében a szervezetfejlesztéshez kapcsolódó tanulmányok elkészítését, szakértõi tevékenységek ellátását – a helyi közbeszerzési szabályzat felülvizsgálata kivételével -, képzések szervezését és lebonyolítását a vonatkozó közbeszerzési eljárás eredményeként létrejött megbízási szerzõdés értelmében a Sämling Gazdasági Továbbképzõ Korlátolt Felelõsségû Társaság (székhelye: 1124 Budapest, Németvölgyi út 64.) végezte.

"Lenti Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése a közszolgáltatások minõségének javítása érdekében" címû ÁROP-1.A.2/A-2008-0044 azonosító számú pályázat keretében az Építéshatósági nyilvántartó és dokumentum-szerkesztõ program, Jegyzõi hatáskörû gyámügyi program, Mûködési engedély nyilvántartását segítõ program, valamint az OrganP rendszer tárgyi eszköz moduljához kapcsolódóan tárgyi eszközök egyedi azonosítását és leltározását támogató rendszer leszállítását, telepítését, üzembe helyezését, a kezelõ személyzet részére a szükséges kezelési és üzemeltetési szabályok, folyamatok betanítását a vonatkozó közbeszerzési eljárás eredményeként létrejött szállítási szerzõdés értelmében a Zalaszám Informatika Kft. (székhelye: 8900 Zalaegerszeg, Mártírok útja 53.) végezte.

A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai  Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.